文檔，這個詞匯最早出現(xiàn)于清末，常被用作公文、文書的同義詞。辭海中解釋為“組織、個人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料，是人們記錄、固定、傳遞和貯存信息的一種工具”。一個世紀(jì)之后，生活在資訊爆炸時代的我們對文檔的理解更為深刻：大至國家法律法規(guī)、行業(yè)章程，小至公司規(guī)章制度、工作記錄都屬于這一范疇。通過信息化處理，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立起文檔庫方便員工查詢相關(guān)信息。
但是龐大的數(shù)據(jù)庫也給企業(yè)管理者和員工帶來新的煩惱：如何找到我所需要的文檔？如何保證組織內(nèi)部機(jī)密文檔的安全性？如何讓文檔的審批流程有效、高效、順暢？如何確保當(dāng)前所找到的文檔是最新版本并在文檔版本發(fā)生變更時及時通知員工？一連串的問號看似復(fù)雜卻非頑癥，解決之道依然落于“管理”二字。
GrapeCity推出的文檔管理控制解決方案（Document Control System）基于Microsoft Office SharePoint Server，為客戶提供一個文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺，可以對文檔生命周期的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。該系統(tǒng)能幫助客戶提高文檔制作效率、規(guī)范處理流程、增強(qiáng)文檔和信息的安全性并降低管理和運(yùn)營的總體成本。
管理難點(diǎn)
企業(yè)的文檔庫通常由組織內(nèi)部文檔和外部文件構(gòu)成，使用者和管理者按照各自的需求對文檔管理提出了不同要求。
·對于普通用戶而言，方便快捷找到自己需要的文檔是先決條件。但數(shù)量巨大的文檔，復(fù)雜的結(jié)構(gòu)體系往往令人無所適從。GrapeCity總結(jié)了大部分企業(yè)員工頭疼的問題，歸納如下：
如何找到我所需要的文檔？ 多數(shù)情況下我們無法做到精確搜索，在對文檔了解情況有限的前提下，常常為尋找到需要的文檔花費(fèi)大量時間，降低了效率。
如何確保當(dāng)前所找到的文檔是最新版本？ 隨著技術(shù)發(fā)展、政策變化，公司內(nèi)部流通的各類文檔都存在一個時效性問題，很多時候我們花時間找到并研究的文檔卻在最后發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出了新的版本，那些浪費(fèi)的時間和精力造成的損失難以估量。
如何方便地將文檔共享給團(tuán)隊(duì)成員？ 文檔的價值體現(xiàn)于能否為其他用戶提供幫助，自然牽涉到“共享”這一議題。我們需要安全地共享信息給相關(guān)人員，而不是把電腦里的一切暴露于眾目睽睽。
如何方便地查看文檔的基本信息？ 節(jié)約時間提高效率是商業(yè)社會的要求，因此我們希望能夠在打開一篇文檔之前就能通過其基本信息了解是否為我們所需。
·對于管理者，其考慮的問題自然比普通用戶更為深遠(yuǎn)，集中體現(xiàn)于以下方面：
如何確保組織內(nèi)部文檔的安全性？ 有些文檔既屬于公司機(jī)密又必須共享給相關(guān)人員閱覽，由此帶來文檔安全方面的隱患。
如何對經(jīng)常使用到的組織外部文件進(jìn)行管理？ 作為參考的技術(shù)文獻(xiàn)、國家法律法規(guī)通常屬于組織外部文件，員工雖然不會經(jīng)常調(diào)用但也必須統(tǒng)一管理方便查找。
如何讓文檔的審批流程有效、高效、順暢？ 在無法保證全體員工都能遵照規(guī)定上傳文檔的前提下，運(yùn)用審批手段來確保文檔規(guī)范勢所必然。但審批人員一旦出差在外，文檔發(fā)布時間常常延遲。
如何讓員工及時知曉哪些文檔發(fā)生了變更以及失效被清除？ 文檔發(fā)生變更時，需要提醒相關(guān)人員及時查閱，使用人工提醒方式效率低下。
GrapeCity文檔管理控制解決方案
GrapeCity文檔管理控制解決方案基于Microsoft Office SharePoint Server，為客戶提供了一個文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺，可以對文檔生命周期的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。
·系統(tǒng)架構(gòu)
文檔管理控制解決方案為三層架構(gòu)，分別是系統(tǒng)層、基礎(chǔ)服務(wù)層、應(yīng)用層。
系統(tǒng)層： 底層操作系統(tǒng)基于Windows Server，數(shù)據(jù)庫采用SQL Server，并需部署SharePoint Server 2007；系統(tǒng)與AD域集成，所有的系統(tǒng)用戶信息從AD中導(dǎo)入。
基礎(chǔ)服務(wù)層： 分存儲、安全、流程、管理、擴(kuò)展服務(wù)五大模塊
存儲服務(wù)：對文檔等提供高性能的存儲訪問
安全服務(wù)：實(shí)現(xiàn)多個層次的安全保證
流程服務(wù)：基于GrapeCity工作流引擎，實(shí)現(xiàn)流程的自定義流轉(zhuǎn)
管理服務(wù)：快捷的文檔備份、恢復(fù)功能顯著降低系統(tǒng)的運(yùn)維壓力
擴(kuò)展服務(wù)：支持基于Web Service方式調(diào)用，能方便實(shí)現(xiàn)與第三方系統(tǒng)的集成
應(yīng)用層：涵蓋整個文檔生命周期，包括文檔的發(fā)起、審批過程、文檔發(fā)布、文檔日常的檢索查詢使用以及后續(xù)的定期更新。
文檔協(xié)同門戶：提供企業(yè)用戶訪問系統(tǒng)的主要界面，用于進(jìn)行日常的文檔協(xié)作和信息的發(fā)布。具有身份認(rèn)證、界面友好、易于操作的特色。
·解決方案優(yōu)勢：
提高文檔安全性 文檔管理控制解決方案將企業(yè)內(nèi)部所有的文檔均保存在文檔庫中，對于文檔庫的訪問基于嚴(yán)格的權(quán)限控制，保障文檔安全。
自定義流程滿足企業(yè)動態(tài)需求 企業(yè)的需求處于不斷變化中，固定不變的流程顯然無法滿足隨需而變的要求。文檔管理控制解決方案允許用戶在發(fā)起審批流程時進(jìn)行自定義，靈活適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。
跨越部門地理界限的高效協(xié)作 文檔管理控制解決方案提供安全方便的文檔存儲平臺，使得不同業(yè)務(wù)部門能將各自的文檔放在同一個平臺進(jìn)行管理，提高查詢訪問的速度。同時，文檔平臺覆蓋企業(yè)各地分支機(jī)構(gòu)，即使合作團(tuán)隊(duì)分處各地乃至不同國家，也能在這個統(tǒng)一的平臺上及時找到相關(guān)工作文檔，進(jìn)行高效協(xié)作。
易于操作的系統(tǒng) 文檔管理控制解決方案提供的文檔存儲平臺易于操作，大量采用Ajax技術(shù)來提高用戶使用體驗(yàn)。整個文檔平臺界面友好，充分考慮到用戶的使用習(xí)慣與方便性。
客戶收益
GrapeCity為不同行業(yè)的客戶實(shí)施了文檔管理控制解決方案，具體收益體現(xiàn)在以下方面：
提高效率 文檔平臺提供簡單、人性化的檢索功能，節(jié)省員工查找信息的時間�；贕rapeCity工作流引擎的審批流程使得文檔發(fā)布、修改、廢棄都能及時進(jìn)行，提高工作效率。
降低安全風(fēng)險 集中且嚴(yán)格的權(quán)限控制提升了文檔保護(hù)的安全系數(shù)，減少信息外泄的隱患。
明確工作職責(zé) 清晰的角色定義，使團(tuán)隊(duì)成員明確自己的工作職責(zé)。
信息共享，高效協(xié)作 文檔平臺給企業(yè)帶來的最大利益體現(xiàn)于“信息高速共享，部門高效協(xié)作”。
最佳實(shí)踐
新進(jìn)半導(dǎo)體——2006年實(shí)施GrapeCity企業(yè)信息門戶，結(jié)合文檔管理控制解決方案規(guī)劃并管理門戶文檔中心。
UL美華認(rèn)證——2007年實(shí)施GrapeCity文檔管理控制解決方案，統(tǒng)一管理組織內(nèi)部以及外部文檔。
寶鋼金屬——2008年實(shí)施GrapeCity文檔管理控制解決方案，將企業(yè)信息門戶作為文檔分類存儲中心，提供企業(yè)級別的搜索。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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