迄今為止，在工商行政部門注冊的中小企業(yè)已超1000萬家，占全部注冊企業(yè)的99.3％。中小企業(yè)創(chuàng)造的最終產(chǎn)品和服務價值占國內生產(chǎn)總值的比重超過55.6％，創(chuàng)造的稅收收入占全國稅收的46.2％，提供出口62.3％，解決了全國75％以上的就業(yè)問題。中小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中起著重要的作用。為了在激烈的競爭中立于不敗之地，ERP作為增強企業(yè)核心競爭力的有效途徑，許多中小企業(yè)已經(jīng)開始了艱難的探索與應用。
1 ERP概述
ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃)是一種新的管理模式，是先進的、行之有效的管理思想和方法。該信息管理系統(tǒng)將企業(yè)內部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。
ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢在于可協(xié)助控制業(yè)務活動并促進各業(yè)務單位之間的溝通，比如：更高效地處理訂單和制定生產(chǎn)排程：在互動的環(huán)境中管理和分析業(yè)務流程；根據(jù)生產(chǎn)單位的需求和生產(chǎn)情況，同步各部門的活動；監(jiān)控、共享和跟蹤企業(yè)內部的信息等等。ERP的本質是加強企業(yè)的核心競爭力，其宗旨是以市場為導向，對企業(yè)所擁有的資源(人、財、物、信息等)進行綜合平衡和優(yōu)化管理，使企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮自身潛能，取得最大的經(jīng)濟效益。ERP理論的形成大致經(jīng)歷了以下幾個階段：
1.1 MIS系統(tǒng)階段(Management Information System，管理信息系統(tǒng))該信息管理系統(tǒng)主要是記錄大量原始數(shù)據(jù)、支持查詢、匯總等方面的工作。
1.2 MRP階段(Material Require Planning，物料需求計劃)MRP是ERP不可缺少的核心功能。基本MRP的功能是實現(xiàn)物料信息的集成，保證及時供應物料，降低庫存，提高生產(chǎn)效率。閉環(huán)MRP是在基本MRP基礎上增加了能力需求計劃，形成了“計劃-執(zhí)行-反饋-計劃”的閉環(huán)系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有生產(chǎn)計劃與生產(chǎn)能力的平衡。MRP是一種保證既不出現(xiàn)短缺，又不積壓庫存的計劃方法，解決了企業(yè)所關心的缺件與超儲的矛盾。
1.3 MRPⅡ階段(Manufacture Resource Planning，制造資源計劃)MRPII是在MRP的基礎上發(fā)展起來的反映企業(yè)生產(chǎn)計劃和企業(yè)經(jīng)濟效益的信息集成系統(tǒng)。MRPII的基本思想就是把企業(yè)作為有機的整體，從整體最優(yōu)的角度出發(fā)，通過運用科學的方法對企業(yè)各種制造資源和產(chǎn)、供、銷、財各個環(huán)節(jié)進行有效的計劃、組織和控制，使其協(xié)調發(fā)展，并充分的發(fā)揮作用。MRPII的核心是物流，主線是計劃，伴隨著物流的過程，同時存在著資金流和信息流。
1.4 ERP階段(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃)ERP是在MRPII的基礎上發(fā)展起來的，它建立在信息技術基礎上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，成為企業(yè)決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理及決策的平臺工具。ERP打破了MRPII只局限于傳統(tǒng)制造業(yè)的舊的觀念和格局，把觸角伸向各個行業(yè)，特別是金融業(yè)、通信業(yè)、高科技產(chǎn)業(yè)、零售業(yè)等，大大擴展了應用范圍。
1.5電子商務時代的ERP電子商務所帶來的豐富的企業(yè)競爭手段和工具，能夠幫助企業(yè)更好地運用ERP將廣闊的網(wǎng)絡商機和傳統(tǒng)信息系統(tǒng)中的企業(yè)資源信息有效地結合起來，使客戶或供應商實現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換，強化了企業(yè)問的聯(lián)系，使決策者及業(yè)務部門實現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。
可見，ERP的應用可以有效地促進現(xiàn)有企業(yè)管理手段的現(xiàn)代化、科學化，適應競爭日益激烈的市場要求，是增強企業(yè)核心競爭力的一條捷徑。
2 中小企業(yè)ERP運用現(xiàn)狀分析
2.1 企業(yè)對ERP的認識不全面，領導的支持與重視不夠中小企業(yè)ERP市場的軟件行業(yè)門檻比較低，ERP軟件開發(fā)商的技術良莠不齊，如一些功能單一的財務軟件、進銷存軟件、MIS系統(tǒng)都被稱為ERP，因而大部分中小企業(yè)所實施的ERP技術都停留在基礎應用的層面，未充分開發(fā)ERP系統(tǒng)的高級管理應用。加之企業(yè)最高領導認為ERP的開發(fā)與應用屬于信息主管之職，沒有作為項目實施的統(tǒng)籌協(xié)調者參與其中，致使企業(yè)一些部門出于自身考慮會對ERP的實施會產(chǎn)生抵觸。另外企業(yè)會對軟件商提出一些個性化要求，而這些要求有時與ERP系統(tǒng)的原理和邏輯相矛盾，種種因素影響企業(yè)ERP進程。
2.2 ERP軟件對企業(yè)的管理及組織架構要求較嚴格，使應用中理想與現(xiàn)實產(chǎn)生差距軟件商在ERP系統(tǒng)演示時由于不考慮每個企業(yè)的管理差異，按照其軟件產(chǎn)品理想的設計運作，因而應用流程很流暢。而中小企業(yè)大部分是典型的生產(chǎn)經(jīng)營型企業(yè)，一般都有獨特的管理模式和不同的業(yè)務流程，企業(yè)的管理行為規(guī)范性欠缺，整個商務環(huán)境、商務規(guī)則欠明晰，日常活動中個性化成分比較高。而ERP產(chǎn)品大部分都是商品化軟件，不針對特定行業(yè)，且ERP系統(tǒng)在設計上規(guī)定了比較嚴格的處理要求，企業(yè)的日常管理通常都達不到這個要求，使ERP實際應用中出現(xiàn)很多難點，甚至產(chǎn)生風險。
2.3 企業(yè)管理的基礎性工作不扎實影響ERP的成功實施基礎數(shù)據(jù)庫的建立對ERP的成功運行有著絕對影響，中小企業(yè)管理中普遍存在業(yè)務核算能力有限，在原始記錄、定額管理以及核算等方面都存在一定的缺陷，而數(shù)據(jù)資料方面的工作往往占到ERP系統(tǒng)實施初期工作量的70％左右，數(shù)據(jù)資料的準確性、及時性等問題直接影響ERP系統(tǒng)的順利實施。
2.4 ERP系統(tǒng)的教育培訓不徹底、不深入正確操作和運用ERP系統(tǒng)功能是企業(yè)實施ERP項目的關鍵問題。ERP系統(tǒng)的使用者涉及企業(yè)各部門，包括各層次管理人員和業(yè)務人員，這些人員知識層次不同，新知識的接受能力不同，原先對ERP系統(tǒng)知識不了解。通常企業(yè)會交由ERP軟件商或者是專業(yè)的咨詢顧問公司來對企業(yè)的員工進行ERP系統(tǒng)的教育培訓。這種教育培訓計劃性羞、時間短、要求不嚴格，并且沒有的考核制度，使得培訓流于形式，達不到預期效果。另外，中小企業(yè)沒有健全的激勵機制和完善的績效考核制度，導致人員流動率較高，ERP項目操作人員的變動頻繁，對ERP系統(tǒng)的實施及后期的培訓都帶來不良的后果。
3 中小企業(yè)ERP實施中應注意的問題
3.1 企業(yè)自身診斷，合理進行ERP產(chǎn)品的選型不同行業(yè)、不同企業(yè)對信息化管理的需求各不一樣，在ERP項目立項之時，要從企業(yè)的需求出發(fā)對項目及其模塊做一個明確和精準的定位，要清楚地認識自己行業(yè)的特點、目前存在的問題、急需解決的問題、期望達到的目標，然后去評估和選擇一套真正適合于自己業(yè)務特色的ERP產(chǎn)品。ERP并不能解決所有的問題，企業(yè)的問題一定有很多，同時企業(yè)與企業(yè)之間也一定存在很多共性的問題。所以，ERP的選擇首先考慮能夠解決共性問題的產(chǎn)品，通過ERP把具有共性的問題解決后，再二次開發(fā)去解決企業(yè)個性的問題，這是國外企業(yè)的經(jīng)驗，也是國內外企業(yè)實施ERP的一個較大區(qū)別。國內企業(yè)通常是要么不上，要么就想用ERP解決所有問題的觀念，造成了ERP的成本非常高昂的現(xiàn)狀。因而，企業(yè)必須明白，ERP是一個漸進的項目，應一步步完善ERP系統(tǒng)，由主到次逐個解決問題。
3.2 引進先進的管理理念，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務流程引入ERP系統(tǒng)，實施是一個極其關鍵的環(huán)節(jié)，在ERP實施中廠商和用戶永遠存在一個矛盾：廠商希望越標準越好，企業(yè)希望越個性越好。國內企業(yè)的ERP往往都被企業(yè)個性內容改變了，結果造成成本的提升和技術上的難度。要想確保ERP順利實施，企業(yè)應借助先進科技手段，引進ERP系統(tǒng)的現(xiàn)代管理理念，對落后的經(jīng)營方式、僵化的組織結構、低效的管理流程等進行深刻的變革，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程，解決企業(yè)流程標準化的問題，各級業(yè)務部門也應根據(jù)完全優(yōu)化后的流程重新構建。通過ERP系統(tǒng)的建設，改革傳統(tǒng)的管理模式，讓ERP的先進思想滲透到企業(yè)管理的各個層面，這是保證ERP成功率的有效手段。
3.3 加強企業(yè)內部的“三大核算”，做好信息化基礎工作ERP是一個信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有內在集成性，某個環(huán)節(jié)的錯誤將導致一系列連鎖錯誤。因而，在ERP信息化建設過程，要確保ERP實施的成功，中小企業(yè)應建立健全會計核算、統(tǒng)計核算、業(yè)務核算三大核算體系，做好原始記錄的管理，制定科學合理的定額管理制度和計劃、實施、控制制度。在實施ERP之前，組織調動各部門人員，對企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)進行梳理與核對，最大程度地確保數(shù)據(jù)的全面與準確。在ERP實施過程中，對系統(tǒng)中的基礎性數(shù)據(jù)進行實時維護，從而為ERP系統(tǒng)的成功應用奠定了堅實數(shù)據(jù)基礎。
3.4 建立ERP實施團隊，培養(yǎng)企業(yè)信息化建設人才ERP的實施需要復合型人才，建立實施團隊，通過教育培訓使團隊成員建立ERP的現(xiàn)代管理理念，了解企業(yè)管理知識，熟悉ERP的管理原理、管理機制和ERP各子系統(tǒng)的功能，掌握計算機原理和ERP系統(tǒng)的操作方法。同時，樹立團隊精神，培養(yǎng)團隊的協(xié)作與協(xié)調能力。企業(yè)要建立長效的繼續(xù)教育制度，不斷提升員工的管理理念和技術技能。
3.5 做好ERP項目的風險與預防，確保系統(tǒng)安全運行無論運行環(huán)境多么優(yōu)越，ERP項目各過程都潛在著風險。引起風險的主要因素有：項目規(guī)劃不夠合理，軟硬件選型不當，項目準備不充分、實施過程控制不嚴，業(yè)務流程重組不科學，系統(tǒng)安全設計不合理，實施效果未評估或評估不合理等等。因而，要有效地管理和控制風險就應對ERP系統(tǒng)進行長遠的戰(zhàn)略規(guī)劃，明確ERP系統(tǒng)的實施范圍和實施內容，設立ERP實施的組織機構，實施業(yè)務流程的控制與監(jiān)督，建立科學的ERP實施評價標準與評價體系，確定硬件及網(wǎng)絡方案，設置操作系統(tǒng)授權和系統(tǒng)安全的權限，為防止意外災害對系統(tǒng)的破壞還可建立遠程備份和恢復機制，在計算機系統(tǒng)不能正常工作的情況下，恢復手工處理業(yè)務等步驟和措施，以達到預防和控制風險的目的。
總之，在這個信息化時代，在國民經(jīng)濟中占舉足輕重的中小企業(yè)，當務之急是要學習ERP的先進的管理思想，加強信息化基礎建設和深化ERP研究。抓住機遇，將企業(yè)信息化作為擺脫自身劣勢，提高競爭優(yōu)勢，增強競爭力與發(fā)展能力的一種重要依托，結合企業(yè)自身條件和外部環(huán)境，充分認識ERP的風險，量力而行，循序漸進，逐步利用ERP提升企業(yè)的管理水平和生產(chǎn)力，并將其作為企業(yè)發(fā)展的長遠戰(zhàn)略目標。
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