供應(yīng)部門按時(shí)到料是ERP系統(tǒng)MRP計(jì)劃的核心要素之一。為此追蹤采購(gòu)訂單就變?yōu)椴少?gòu)人員的核心工作之一。在實(shí)際工作中，采購(gòu)訂單的追蹤更多的是通過(guò)管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，而SAP系統(tǒng)只是提供一些輔助的手段。在這篇文章中，筆者就總結(jié)一下，采購(gòu)員如何結(jié)合SAP系統(tǒng)提供的工具，做好采購(gòu)訂單的追蹤。

　　一、 通過(guò)訂單確認(rèn)調(diào)整交貨日期

　　在采購(gòu)作業(yè)中，實(shí)際的操作流程一般是先開(kāi)采購(gòu)訂單、然后主管審核之后再傳真給供應(yīng)商。此時(shí)采購(gòu)訂單上的交期一般是根據(jù)理論(如原先跟供應(yīng)商商定的采購(gòu)周期)計(jì)算出來(lái)的，或者跟供應(yīng)商簡(jiǎn)單電話確認(rèn)后得到的交期。在實(shí)際工作中，后續(xù)由于種種原因，這個(gè)交期往往需要更改。如供應(yīng)商接到傳真之后，會(huì)結(jié)合產(chǎn)能等因素給出一個(gè)比較合理的交期。這也就是說(shuō)，采購(gòu)訂單審核之后，采購(gòu)員需要根據(jù)供應(yīng)商確認(rèn)的日期對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行更改。

　　遇到這種業(yè)務(wù)時(shí)，采購(gòu)員有兩種處理方式。一是直接更改采購(gòu)訂單的交期。不過(guò)并不建議這么做。一方面更改審核后的采購(gòu)訂單，需要特殊的權(quán)限或者操作(如需要撤銷審核等)，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)不夠安全。另一方面也無(wú)法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。從企業(yè)做計(jì)劃的角度來(lái)講，是以與供應(yīng)商事先確定的交貨提前期為基礎(chǔ)的。如果供應(yīng)商提供的交貨提前期不準(zhǔn)，顯然對(duì)于MRP會(huì)有很大的不利影響。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核時(shí)，一般不會(huì)以供應(yīng)商最終確認(rèn)的日期作為標(biāo)準(zhǔn)，而是直接以交貨提前期計(jì)算出來(lái)的日期作為考核標(biāo)準(zhǔn)。只有如此才對(duì)供應(yīng)商具有約束意義。基于如上原因，筆者不建議直接對(duì)采購(gòu)訂單的交貨日期進(jìn)行更改(此交貨日期是指根據(jù)交貨周期計(jì)算出來(lái)的日期。當(dāng)然前期是此交貨提前期是跟供應(yīng)商事先商定過(guò)的。)

　　另外一種方式就是啟用“采購(gòu)確認(rèn)”業(yè)務(wù)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是供應(yīng)商最終確認(rèn)交貨日期或者對(duì)交貨日期進(jìn)行更改時(shí)，不更改原有的采購(gòu)訂單。而是加一張中間單據(jù)。在這張單據(jù)上記錄供應(yīng)商回復(fù)的最新日期。然后通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)，讓系統(tǒng)在對(duì)供應(yīng)商考核時(shí)采用系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出來(lái)的日期，而其他控制(如生產(chǎn)計(jì)劃)則采用訂單確認(rèn)的交貨日期。

　　在SAP系統(tǒng)中，訂單確認(rèn)又有兩種方式。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是一步走與兩步走。一步走就是只紀(jì)錄供應(yīng)商回復(fù)的交貨日期。在實(shí)際工作中，還會(huì)有另外一種情況。企業(yè)除了要求供應(yīng)商在接單后回復(fù)交貨日期外，在真正發(fā)貨日期也需要告知采購(gòu)員。然后采購(gòu)員才可以通知倉(cāng)庫(kù)人員安排收貨，即制作收貨計(jì)劃。在某些場(chǎng)合中，這么設(shè)計(jì)非常重要。如對(duì)于需要檢驗(yàn)的物資，企業(yè)需要安排檢驗(yàn)人員與設(shè)備。這些都需要供應(yīng)商在送貨之前通知。否則的話，就很難管理。出于這種需要，SAP系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)于訂單確認(rèn)就出了一個(gè)“兩步走”的解決方案。

　　二、 兩步走解決方案的核心要點(diǎn)解析

　　如上圖所示，就是訂單確認(rèn)“兩步走解決方案”幾個(gè)步驟。筆者就結(jié)合這個(gè)流程，對(duì)于其中的一些要點(diǎn)做一些說(shuō)明。

　　一是需要確認(rèn)哪些供應(yīng)商或者哪些物料需要啟用訂單確認(rèn)的功能，以及采用的是“一步走”的方案還是“兩步走”的方案。從本文一開(kāi)始的說(shuō)明中或者上面的表格中可以看到，啟用訂單確認(rèn)時(shí)會(huì)增加一些額外的步驟。如需要填寫(xiě)發(fā)運(yùn)日期等等。出于提高效率等方面考慮，并不是所有物料都需要啟用“訂單確認(rèn)”功能。如一些需要進(jìn)行庫(kù)存管理的生產(chǎn)輔料或者其他一些不是很重要的物料，一般都不需要進(jìn)行訂單確認(rèn)。在實(shí)際工作中，筆者建議對(duì)如下物料啟用訂單確認(rèn)功能。一是需要檢驗(yàn)后才能入庫(kù)的材料。為了便于企業(yè)安排檢驗(yàn)人員、縮短檢驗(yàn)周期，需要供應(yīng)商在交貨之前提前通知，以方便采購(gòu)人員安排相關(guān)工作。二是需要企業(yè)通知后才能夠收貨的物料或者供應(yīng)商。在實(shí)際工作中，一些實(shí)力比較強(qiáng)的企業(yè)，會(huì)跟一些長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，簽訂一些特殊的合同。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是供應(yīng)商庫(kù)存。讓供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)的要求備一定的庫(kù)存量。這些物料是存放在供應(yīng)商那邊，而不是企業(yè)這里。跟SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商庫(kù)存有一定的差異。等到企業(yè)需要用到此物料時(shí)才通知供應(yīng)商送貨。為了控制供應(yīng)商沒(méi)接到通知就送貨，在系統(tǒng)中就需要進(jìn)行一個(gè)控制。此時(shí)采購(gòu)員就需要在系統(tǒng)中錄一個(gè)單據(jù)，允許供應(yīng)商送貨、倉(cāng)庫(kù)收貨。此時(shí)就可以借助“交貨確認(rèn)”來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

　　在系統(tǒng)中可以通過(guò)供應(yīng)商、信息記錄或者采購(gòu)訂單等多個(gè)層面來(lái)進(jìn)行控制。筆者建議，對(duì)于臨時(shí)的控制，在采購(gòu)訂單層面實(shí)現(xiàn)。而對(duì)于永久性的物料或者供應(yīng)商，才在供應(yīng)商或者信息記錄層面進(jìn)行控制。這里需要注意的是，在供應(yīng)商層面，只能決定是否啟用訂單確認(rèn)功能，而不能夠控制決定是“一步走方案”還是“兩步走方案”。決定采用什么樣的方案，則需要在信息記錄層面實(shí)現(xiàn)。

　　二是需要確認(rèn)在收貨時(shí)根據(jù)采購(gòu)訂單收貨還是根據(jù)中間單據(jù)收貨。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，會(huì)有這種情況。如采購(gòu)訂單上某個(gè)物料的采購(gòu)數(shù)量是100個(gè)。而在月底只允許供應(yīng)商送80個(gè)(采購(gòu)員做了訂單確認(rèn)單據(jù))。如果根據(jù)采購(gòu)訂單交貨，則允許收100個(gè)。如果根據(jù)中間單據(jù)一貨，則只允許收80個(gè)。企業(yè)要結(jié)合自己的實(shí)際業(yè)務(wù)，判斷采用哪種收貨方式。在SAP系統(tǒng) 中，可以通過(guò)采用MIGO擴(kuò)展的方式，來(lái)限制收貨時(shí)根據(jù)采購(gòu)訂單收獲還是根據(jù)中間單據(jù)收貨。

　　三、 設(shè)計(jì)報(bào)表輔助訂單追蹤

　　除了訂單確認(rèn)這個(gè)工具之外，報(bào)表也是訂單追蹤不可缺少的內(nèi)容。在實(shí)際項(xiàng)目中，實(shí)施顧問(wèn)會(huì)跟采購(gòu)員協(xié)商，確認(rèn)一張“采購(gòu)訂單收貨追蹤表”。基本的內(nèi)容就是物料、數(shù)量、交貨日期等。不過(guò)有經(jīng)驗(yàn)的顧問(wèn)會(huì)建議采購(gòu)員，要提前5-7天他跟供應(yīng)商確認(rèn)能否按時(shí)到貨。在報(bào)表設(shè)計(jì)時(shí)，就要通過(guò)邏輯處理設(shè)計(jì)這樣一個(gè)字段。如果等到交貨日期的前一天才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)送貨，就會(huì)對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃甚至交貨計(jì)劃產(chǎn)生不利影響。

　　具體報(bào)表的內(nèi)容，顧問(wèn)經(jīng)驗(yàn)的不同，會(huì)有一定的差異。SAP系統(tǒng)有自定義報(bào)表的工具。企業(yè)采購(gòu)管理人員要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)，與實(shí)施顧問(wèn)協(xié)商確定一套合理的報(bào)表格式。

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本文標(biāo)題：SAP ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)優(yōu)化之采購(gòu)訂單追蹤

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