企業(yè)需求描述:
現(xiàn)有客戶A、B、C，其付款條件分別為交貨后30天付款，交貨后月底付款，付款后交貨。現(xiàn)有供應(yīng)商D、E，跟供應(yīng)商商定的付款條件分別為貨到后下月25日付款、貨到后當(dāng)月付50%、隔月再付50%。
企業(yè)希望ERP能夠進行付款條件的控制，具體要求如下：
1、若客戶的付款條件是付款后交貨的話，則客戶在沒有付清貨款前，不允許其出貨。
2、能夠自動根據(jù)出貨日期計算應(yīng)收帳款的應(yīng)收款日期。如交貨后30天付款，若是7月25日交的貨，就應(yīng)該在8月24的收款。
3、當(dāng)快到付款期時，ERP系統(tǒng)要能夠提醒銷售員或者采購員，該去向誰收款了，或者該向誰付錢了。
4、系統(tǒng)要有報表能夠統(tǒng)計哪些客戶沒有按付款條件的規(guī)則來付款，或者沒有及時向哪些供應(yīng)商付款。
5、對于分期付款的，ERP系統(tǒng)要能夠自動計算每期付款的數(shù)額以及付款的日期。
企業(yè)手工操作的漏洞：
1、沒有嚴(yán)格按照付款條件來付款。采購在付供應(yīng)商錢是，沒有嚴(yán)格按照付款條件的規(guī)定來付款，更多的是根據(jù)同供應(yīng)商的關(guān)系來定。如跟D供應(yīng)商的付款條件是下月25日付款，但是，采購跟其關(guān)系比較鐵，就私自把付款期提前了一月，當(dāng)月的貨物在當(dāng)月25日就向財務(wù)申請付款了。財務(wù)若一疏忽，貨款就給付出去了。
2、當(dāng)客戶的付款條件是付款后交貨時，銷售、財務(wù)、倉庫之間的信息不能夠快速傳遞，如明明財務(wù)已經(jīng)收到錢了，但是，因為財務(wù)沒有及時通知銷售和倉庫，就扣押了該客戶的貨款，最后，導(dǎo)致客戶投訴�；蛘邆}庫不知道這張單子客戶有沒有付錢的情況下，私自把貨發(fā)了出去。
3、分期付款時，款項沒有嚴(yán)格按照規(guī)定的比例來付。如一供應(yīng)商，當(dāng)月有500萬的貨款，本來規(guī)定當(dāng)月付50%，即250萬，下月付剩余的250萬，但是，采購被供應(yīng)商稍微送點好處，給點甜頭，采購在寫付款申請單的時候，就寫了當(dāng)月付300萬，下月付200萬。因為審核人員不可能記得每個供應(yīng)商的付款條件，所以，這就有些采購員有了漏洞可鉆。
4、當(dāng)付款條件為貨到后下月25日付款時，供應(yīng)商為了能夠提早收到款項，有未到應(yīng)交日期而提早交貨的現(xiàn)象發(fā)生。如某個餓供應(yīng)商的付款條件為貨到后下月25日付款，其有筆貨本來是應(yīng)該在9月3日交的貨，則應(yīng)付日期為10月25日，但其為了能夠早日收到款項，就在8月31日送了貨，則付款日期變?yōu)榱?月25日。送貨日期只差短短的的幾天，最后導(dǎo)致付款期整整提前了一個月。
ERP解決方案：
ERP系統(tǒng)對于付款條件的管理有一個全面的控制管理體系，最大程度的保證了企業(yè)資金的安全，把一些人為的疏忽與人情關(guān)系，降到了最低。
一、付款條件單獨設(shè)置，不同客戶、供應(yīng)商之間可以重復(fù)引用。
ERP系統(tǒng)有專門的表單用來維護付款條件，如此的好處是不同的業(yè)務(wù)伙伴之間，若付款條件相同，則不用為每個業(yè)務(wù)伙伴設(shè)置付款條件，而只要關(guān)聯(lián)一下即可。如此，一方面，可以減少不少的工作量，另一方面，后期維護方便，當(dāng)同一條件的客戶付款條件要做統(tǒng)一調(diào)整時，也不用一個個客戶去做更改。
同時，還可以根據(jù)客戶的需要，自定義各種付款方式，如預(yù)付款、分期付款、貨到后付款等，可以規(guī)定具體的天數(shù)等等，這都非常方便用戶的操作。
二、多個級別的付款條件設(shè)置，更顯靈活性。
ERP可以在多個層次上設(shè)置付款條件，如可以在業(yè)務(wù)伙伴處，為每個業(yè)務(wù)伙伴關(guān)聯(lián)一個付款條件；也可以在銷售定單或者采購定單出，更改業(yè)務(wù)伙伴默認的付款條件；也可以在發(fā)票處，更改付款條件。
在實際工作中，雖然跟客戶預(yù)先商定了付款條件，但是，有時候由于價格折扣等原因，需要修改某張定單的付款條件，這是非常常見的問題。如，有個客戶，本來跟對方約定是貨到后月底付款，但是，在客戶實際下單時，下了500萬的定單，跟客戶協(xié)商后，他們同意在公司給對方1%的折扣后，客戶愿意對該筆定單先交錢后交貨，在不到一個月的時間里，客戶就省了5萬元，同時，也可企業(yè)避免了風(fēng)險，這是雙贏的局面，大家何樂而不為呢。從ERP角度來講，因為這個客戶的付款條件不是永遠性更改，而只是對這張銷售定單有效，所以，只要在銷售定單出更改即可，而不用去更改客戶的基本資料。如此，可以保證，付款后出貨這個付款條件只對這張銷售定單有用，對后續(xù)的定單無影響，仍然按照以前的付款條件執(zhí)行。
三、付款期的控制與提醒，保證企業(yè)的資金安全。
ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，自動計算應(yīng)付與應(yīng)收日期，并可以設(shè)置修改權(quán)限，防止銷售員或者采購員不負責(zé)任的修改。
如供應(yīng)商的某筆定單，交貨日期為10月20日，付款條件為交貨后次月25日。則系統(tǒng)計算的應(yīng)付日期為11月20日。在系統(tǒng)中生成的應(yīng)付帳款單據(jù)時，就為11月20日，此日期可以設(shè)置為采購員無權(quán)進行修改，而只有財務(wù)經(jīng)理或者總經(jīng)理有這個權(quán)限進行修改。當(dāng)采購員提出付款申請時，財務(wù)人員一查應(yīng)付單據(jù)，就知道該筆款項有沒有到時間，如此，可以避免采購員出于人情等方面因素，過早的付款。
同時，ERP系統(tǒng)還提供提醒功能。如有個客戶，其付款條件為交貨后20日內(nèi)。若該客戶10月5日出了一筆貨，則應(yīng)收日期為10月25日，用戶可以設(shè)置，如在到期前一天提醒，則當(dāng)10月24日時，系統(tǒng)會通過一定的方式，如即時信息或者郵件等方式，告知相關(guān)人員。
對于預(yù)付款這種付款方式，系統(tǒng)也有類似的控制。如某客戶付款條件為預(yù)付款，其有筆定單出貨時，在開出貨單時，ERP系統(tǒng)會判斷該筆單據(jù)有沒有收到款，若財務(wù)那邊沒收到款時，該筆出貨單就無法開立或者無法審核，只有到財務(wù)人員在系統(tǒng)中輸入付款單據(jù)后，才能開出貨單或者審核出貨單。當(dāng)然，這個功能要應(yīng)用的好的話，還要財務(wù)人員配合，能夠及時的輸入并審核收款單，并對應(yīng)相關(guān)的銷售定單單據(jù)。
四、功能齊全的報表，為付款條件控制錦上添花。
ERP系統(tǒng)提供比較齊全的報表，如付款/收款異常情況表，可以反映哪些付款、收款違反了付款條件的限制；應(yīng)收未收報表可以反映哪些客戶延遲了付款，并自動統(tǒng)計延遲的天數(shù)，有違約金條款的話，還可以自動計算違約的金額；業(yè)務(wù)伙伴付款條件統(tǒng)計報表，可以列出每個客戶與供應(yīng)商的付款條件，給企業(yè)管理者做參考，等等。除了以上這些標(biāo)準(zhǔn)的報表外，ERP系統(tǒng)還可以自定義報表，以滿足企業(yè)個性化的需求。
ERP這層層關(guān)聯(lián)的付款條件的管理體系，是總結(jié)了在多家企業(yè)實際的管理需求后，發(fā)展起來的，能夠最大程度的保證企業(yè)資金的安全，兼顧了安全性與方便性，可以彌補很多手工管理的漏洞。不過，這個管理工具因為牽涉到多個部門，如銷售、財務(wù)、采購、倉庫等等，若要應(yīng)用的順利的話，還需要各個部門之間密切配合，否則的話，很容易造成流程中斷的情況，反而適得其反。
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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)中如何進行付款條件的控制
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